Política de Protección de Datos Personales
1. VERSIÓN
POLITICA 029
VERSION 005
FECHA DE ACTUALIZACIÓN 24/01/2022
2. INTRODUCCION
El Banco Mundo Mujer S.A. comprometido con la protección del derecho fundamental del Habeas Data, consagrado en la Constitución Colombiana así como en lo señalado en la Ley 1266 de 2008 y la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013, consciente de la importancia y la prioridad en la protección de los datos personales, informa en el presente documento como parte de la responsabilidad institucional para sus clientes, funcionarios, contratistas y terceros, su Política de Protección de Datos Personales.
3. OBJETIVO
Establecer la política de protección de datos personales la cual se encuentra alineada a la Ley 1581 de 2012 y sus reglamentaciones, con el fin de garantizar a nuestros clientes, funcionarios y terceros, el buen uso de su información.
4. ÁMBITO DE APLICACION
La política será aplicable a los datos personales registrados en las bases de datos del Banco Mundo Mujer.
5. ALCANCE
En esta política se describen los lineamientos que se aplicaran para proteger los datos personales de los titulares de la información y realizar un debido tratamiento de estos, aplica para todos los clientes, funcionarios, contratistas y terceros de servicios que tengan relación directa con el Banco Mundo Mujer.
6. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES (Ley 1581 de 2012)
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley;
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
7. REFERENCIAS NORMATIVAS
7.1. Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia
7.2. Ley 1581 de 2012
7.3. Ley 1266 de 2008
7.4. Circular básica jurídica 029 de 2014. Parte I Título II Capítulo I
7.5. Decreto 1377 de 2013.
7.6. Titulo V Circular Única Superintendencia de Industria y Comercio.
8. UBICACIÓN
El Banco Mundo Mujer está ubicado en la carrera 11 No. 5-56 en la ciudad de Popayán Cauca.
9. TERMINOS, DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
9.1. Definición de términos
9.1.1. Autorización. Consentimiento previo, expreso e informado del Titular de los datos para llevar a cabo la protección de datos personales.
9.1.2. Base de Datos. Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento; las cuales pueden estar en medios físicos o digitales.
9.1.3. Dato personal. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas.
9.1.4. Datos sensibles. Para los propósitos de la presente política, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
9.1.5. Encargado del tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
9.1.6. Responsable del tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
9.1.7. Titular. Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
9.1.8. Tratamiento. Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
10. RESPONSABLES
Todos los funcionarios, clientes y proveedores de servicios que tengan relación directa con el Banco Mundo Mujer.
11. DERECHO DE HABEAS DATA
El Art.15 de la C.P. establece el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o Archivos tanto de entidades públicas como privadas.
12. DERECHOS DE LOS TITULARES Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS
12.1. Derechos del titular
El Banco Mundo Mujer se compromete a respetar y mantener los siguientes Derechos del titular:
a. Dirigirse al Banco Mundo Mujer, a través de los canales establecidos por éste, los cuales se indican en el aviso de privacidad y protección de Datos, con el fin de conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b. Requerir pruebas de la autorización otorgada al Banco Mundo Mujer por el Titular.
c. Informar previa solicitud efectuada por el Titular del uso que el Banco Mundo Mujer ha dado a los Datos Personales del Titular.
d. Tramitar sus consultas y reclamos de conformidad con lo dispuesto en la Ley y en esta Política.
e. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las normas que los aclaren o modifiquen.
f. Acceder en forma gratuita, a través de los canales dispuestos por el Banco Mundo Mujer, a sus Datos Personales que sean objeto de Tratamiento.
El Banco Mundo Mujer no se hará responsable, en ningún caso, por cualquier tipo de responsabilidad derivada de la inexactitud de la información suministrada por el Titular.
12.2. Autorización para el uso de datos personales
Para el Tratamiento de Datos Personales, el Banco Mundo Mujer deberá contar con el consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular. Para estos efectos el Banco Mundo Mujer ha implementado los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los Titulares dejando evidencia del otorgamiento de dicha autorización.
El Banco Mundo Mujer utilizará los datos personales conforme a las finalidades con las que tales datos sean obtenidos. Estos corresponderán a los de sus clientes, colaboradores, proveedores, administradores, aliados y en general a los de todas aquellas personas con las que el Banco Mundo Mujer se relaciona para el cumplimiento pleno de su objeto.
El Banco Mundo Mujer tratará los datos personales que recopile de acuerdo a los límites que se deriven de su naturaleza, de las disposiciones de la Ley, la Constitución y finalidades para las que fueron otorgadas. En este sentido, la información personal solo será compartida a las personas que autorice el titular y a las personas que por ley estén autorizadas para tratarla.
Los datos personales de los menores de edad tienen una especial protección y por lo tanto su tratamiento está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
- Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
- Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos.
La autorización podrá darse mediante cualquier mecanismo que permita garantizar su consulta en cualquier momento.
12.3. Tratamiento y finalidad de los datos
El Banco tratará los datos personales de sus consumidores financieros de acuerdo con las normas que regulan la materia y acatando estrictamente las autorizaciones que reciba para ello.
Se hace especial énfasis en la autorización para el tratamiento de datos biométricos, entendidos estos como huellas dactilares, reconocimiento facial, reconocimiento vocal y/o exámenes de retina, autorización que se hace necesaria en razón a que estos datos permiten una identificación del potencial consumidor financiero y la prevención de fraudes mediante su suplantación.
Banco Mundo Mujer recolecta los datos personales para las siguientes finalidades:
Con sus Consumidores Financieros
- Prevenir el fraude o mi suplantación.
- Ser utilizados como medio de prueba.
- Verificar mi identidad (incluso mediante biometría).
- Realizar procesos de actualización de mi información.
- Dar cumplimiento a las obligaciones que hemos pactado.
- Dar atención oportuna a sus peticiones, quejas y/o reclamos.
- Realizar análisis de perfil de riesgos y calificación de cartera.
- Realizar estudios mediante encuestas para conocer la calidad y el nivel de satisfacción de los productos o servicios que ha adquirido.
- Gestionar, mediante actividades de cobranza jurídica o pre-jurídica, el cobro y el recaudo de las obligaciones crediticias que ha contraído.
- Desarrollar los procesos que se requieran para la adecuada prestación de los productos y/o servicios que ha contraído.
- Consultar, reportar y actualizar la información y los datos relacionados con su comportamiento financiero y comercial (cumplimiento de sus obligaciones contractuales).
- Ofrecerle y suministrarle, mediante llamada telefónica, mensaje de texto (SMS y/o MMS), mensaje de datos y/u otra mensajería ajustada a la Ley 527/99, correo electrónico, Facebook, Twitter, Instagram o cualquier red social de integración o mensajería instantánea; información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial que ofrece el Banco.
- Generar y/o enviar y/o entregar mediante llamada telefónica, mensaje de texto (SMS y/o MMS), mensaje de datos y/u otra mensajería ajustada a la Ley 527/99, correo electrónico, Facebook, Twitter, Instagram o cualquier red social de integración o mensajería instantánea; correspondencia, mensajes y/o notificaciones mediante el uso de correo electrónico, correo postal, teléfono fijo, celular, SMS, MSM, redes sociales o medios similares.
- Realizar análisis de fraude, corrupción y otras actividades ilegales, así como de lavado de activos y financiación del terrorismo.
- Realizar transacciones, tales como retiros, compras, pagos, o similares, a través de medios presenciales o no presenciales, ya sea en Colombia o en el exterior.
Con Proveedores
- Vinculación con el Banco Mundo Mujer para gestión de procesos internos como de relacionamiento, de contabilidad, financieros, comerciales, logísticos, etc.
- Gestionar la información de los empleados del proveedor que requieran acceso a las instalaciones, los aplicativos y/o sistemas de Banco Mundo Mujer.
- Realizar análisis para detectar y prevenir el fraude, la corrupción y otras actividades ilegales, así como el lavado de activos y la financiación del terrorismo.
- Facilitar la información por razones legales, procesales o tributarias a las autoridades judiciales o administrativas.
- Permitir mayor control de las obligaciones asumidas por las partes, así como gestionar las relaciones contractuales.
- Reporte a operadores de información por incumplimiento de obligaciones contractuales y/o incumplimiento de procesos/políticas de Banco Mundo Mujer S.A. que le sean aplicables en la calidad de proveedor.
- Para la aplicación de las tecnologías de la información previstas en la normatividad vigente.
- Enviar o transferir los datos a otros países para el procesamiento de información teniendo en cuenta las tendencias y prácticas tecnológicas actuales y/o futuras.
Con Aspirantes y colaboradores
La información recolectada de los aspirantes o candidatos a cargos dentro de la organización tienen como finalidad la de realizar evaluaciones de ingreso y procesos de vinculación.
Para los colaboradores del Banco la finalidad principal es la gestión de las relaciones laborales y el desarrollo de las diferentes actividades como:
- Administrar los derechos y deberes derivados de su actividad como empleador, las cuales pueden ser realizadas directamente o con el apoyo de terceros con los que se compartirá su información para fines relacionados con el objeto del contrato.
- Realizar análisis para detectar y prevenir el fraude, la corrupción y otras actividades ilegales, así como el lavado de activos y la financiación del terrorismo.
- Facilitar la información por razones legales, procesales o tributarias a las autoridades judiciales o administrativas.
- Para dar cumplimiento a las obligaciones que puedan derivarse de la relación laboral incluyendo la de los ex colaboradores.
- Dar cumplimiento a los procedimientos y/o políticas internas del Banco.
- Generar o efectuar el tratamiento de datos personales sensibles teniendo en cuenta la necesidad del tratamiento para esta clase de datos.
- Para la aplicación de las tecnologías de la información previstas en la normatividad vigente.
- Enviar o transferir los datos a otros países para el procesamiento de información teniendo en cuenta las tendencias y prácticas tecnológicas actuales y/o futuras.
Con Accionistas
- Cumplir con las obligaciones y derechos derivados de su calidad de accionista, así como brindar la información relacionada con trámites, quejas y solicitudes de los mismos.
- Dar cumplimiento a todos los procedimientos y políticas internas del Banco.
- Realizar análisis para detectar y prevenir el fraude, la corrupción y otras actividades ilegales, así como el lavado de activos y la financiación del terrorismo.
- Facilitar la información por razones legales, procesales o tributarias a las autoridades judiciales o administrativas.
- Enviar o transferir los datos a otros países para el procesamiento de información teniendo en cuenta las tendencias y prácticas tecnológicas actuales y/o futuras.
Con Terceros sin calidad especial:
- Para el procesamiento de los datos recolectados directamente en los puntos de seguridad de la sede administrativa y oficinas que sean suministrados o procesados por el personal de seguridad.
- Los datos obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro y fuera de las instalaciones del Banco Mundo Mujer, los cuales, se utilizan con fines de seguridad de las personas, bienes e instalaciones.
- Realizar análisis para detectar y prevenir el fraude, la corrupción y otras actividades ilegales, así como el lavado de activos y la financiación del terrorismo.
- Facilitar la información por razones legales, procesales o tributarias a las autoridades judiciales o administrativas.
- Para la aplicación de las Tecnologías de la Información previstas en la normatividad vigente.
- Enviar o transferir los datos a otros países para el procesamiento de información teniendo en cuenta las tendencias y prácticas tecnológicas actuales y/o futuras.
12.4. Acceso y circulación restringida de los datos
El Banco pondrá en conocimiento de sus potenciales consumidores financieros, en la autorización para el Tratamiento de Datos Personales, la información de las personas con las cuales podrán ser compartidos sus datos, para las finalidades descritas en el numeral 12.3 de esta Política y aquellas descritas en la respectiva autorización.
13. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR
Los Titulares de los Datos Personales podrán en cualquier momento solicitar la corrección, actualización o supresión de dicha información o incluso revocar la autorización otorgada mediante comunicación dirigida a cualquiera de nuestras oficinas a nivel nacional, o en nuestro call center 01 8000 910 666.
Cuando un cliente solicite la supresión de la información o la revocatoria de la autorización de uso de sus datos personales, no procederán si el titular tiene deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de la entidad.
La solicitud por parte del cliente para corregir, actualizar o revocar sus datos, se entenderá como un reclamo, el cual tendrá el siguiente tratamiento:
El reclamo relacionado con datos personales será atendido a más tardar dentro de Quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción.
Con el propósito de atender de la mejor forma los reclamos, estos deberán incluir: el nombre completo del cliente, número de identificación, la dirección de notificaciones y la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
Si el reclamo resulta incompleto se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas, después de transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Los titulares de datos personales podrán también consultar la información contenida en el registro individual que repose en la base de datos y para ello el cliente deberá formular una consulta dirigida a cualquiera de nuestras oficinas a nivel nacional, o en la línea gratuita 01 8000 910 666.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término se informará al cliente expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, es decir de diez (10) días.
14. SEGURIDAD DE LOS DATOS
El Banco Mundo Mujer implementará y mantendrá aquellas medidas tecnológicas y administrativas que estime necesarias para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
15. VIGENCIA Y MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA
La presente política estará vigente a partir del día 11 de Agosto de 2021 y la misma puede ser modificada en cualquier momento. Cualquier modificación o actualización de la política será informada a través de nuestra página web www.bmm.com.co y se pondrá a su disposición la última versión de la misma con indicación de la fecha de entrada en vigencia de la correspondiente modificación o actualización según sea el caso.
